Activo fijo en IMMEX: la obligación de retorno que nadie agenda

En el piso de una planta en el Bajío hay una prensa que llegó en 2017. Desde entonces está anclada a la misma losa. Finanzas ya la depreció hasta su valor residual. Mantenimiento ha reconstruido la hidráulica dos veces. Nadie ha pensado en ella en años, y justamente ahí está el punto.

En la contabilidad, esa prensa es un activo propio que se acerca al final de su vida útil. En el expediente aduanero, es una importación temporal que sigue abierta. Esas dos lecturas de la misma máquina se han ido separando desde el día en que cruzó, y nada en la operación ordinaria las vuelve a juntar.

Este es el primer artículo de una serie sobre activo fijo en IMMEX. Explica en qué consiste realmente la obligación, a qué está ligado su plazo y por qué una operación puede funcionar en orden durante una década y aun así cargar una exposición que nadie ha documentado.

Dos definiciones de la misma máquina

La contabilidad define un activo fijo por lo que la empresa hace con él: lo capitaliza, le asigna una vida útil y lo deprecia conforme a un calendario. La materia aduanera lo define por lo que es y por el fin al que se destina.

Conforme al artículo 4, fracción III del Decreto IMMEX, la categoría de activo fijo comprende maquinaria, equipo, herramientas, instrumentos, moldes y refacciones destinados al proceso productivo. También comprende equipos y aparatos para el control de la contaminación, para la investigación o capacitación, de seguridad industrial, de telecomunicación y cómputo, de laboratorio, de medición, de prueba de productos y control de calidad, así como los que intervienen en el manejo de materiales relacionados con los bienes de exportación. Y comprende el equipo para el desarrollo administrativo. El Anexo 24 de las Reglas Generales de Comercio Exterior vincula esa misma categoría con el artículo 108, tercer párrafo, fracción III de la Ley Aduanera.

Puestas lado a lado, las dos definiciones divergen de origen, por la forma en que cada disciplina está construida. La contabilidad mide la vida del activo. La materia aduanera mide el tiempo que las mercancías pueden permanecer en el régimen por el que ingresaron. Una prensa depreciada a cero sigue siendo, en términos aduaneros, una mercancía extranjera admitida temporalmente con base en una premisa que debe seguir cumpliéndose.

A qué está ligado realmente el plazo

El Decreto IMMEX establece tres plazos de permanencia, y el tercero funciona de manera distinta a los otros dos.

Los insumos tienen hasta dieciocho meses. Eso abarca combustibles, lubricantes y otros materiales que se consumen en el proceso productivo; materias primas, partes y componentes que se integrarán totalmente a mercancías de exportación; envases y empaques, y etiquetas y folletos. Los contenedores y cajas de tráiler tienen hasta dos años. El activo fijo tiene la vigencia del Programa.

Esa es la respuesta completa, y explica por qué la obligación nunca aparece en un calendario: carece de fecha. El artículo 12 del mismo Decreto establece que los Programas permanecen vigentes mientras el titular siga cumpliendo con los requisitos con base en los cuales se otorgó el Programa y con las obligaciones que el propio Decreto le impone. Así, el plazo de permanencia de una máquina se mide en cumplimiento: dura lo que dure esa condición.

Junto a ese plazo corren dos obligaciones. El artículo 24 obliga al titular del Programa a retornar las mercancías dentro de los plazos que correspondan conforme a la Ley o al Decreto, y a mantener las mercancías importadas temporalmente en los domicilios registrados en el Programa. La segunda merece atención: mientras llega el momento de salir, la máquina debe estar localizable en un domicilio que la autoridad tiene registrado.

Planteada con precisión, la regla queda así. Mientras el Programa esté vigente, la prensa está exactamente donde debe estar, en un régimen que sigue vigente y sin ningún trámite pendiente. El día en que el Programa pierde su vigencia, la obligación de retorno adquiere un plazo concreto que empieza a correr. La fecha siempre existió, sujeta a que ocurriera un evento.

Por qué nunca se hace visible

Los insumos se hacen visibles por sí mismos. Se consumen, y el consumo es lo que obliga a mover el expediente.

Conforme al Anexo 24, el sistema automatizado de control de inventarios debe relacionar la cantidad de producto terminado con el consumo real de componentes en un periodo determinado y, después, descargar esas cantidades contra los pedimentos que ampararon la importación temporal, con el método de primeras entradas, primeras salidas (PEPS), empezando por el pedimento más antiguo. Entre los reportes mínimos que debe generar el sistema está un reporte de saldos por fracción arancelaria del material importado temporalmente. Un saldo que deja de moverse tarde o temprano genera preguntas.

El activo fijo ocupa otra parte del mismo sistema y se comporta de otra manera dentro de él. El Anexo 24 exige un módulo específico de activo fijo con la información aduanera de importaciones, exportaciones, retornos, transferencias, donaciones, destrucciones y cambios de régimen, que incluya al menos una descripción con marca y modelo para maquinaria y equipo, el número de pedimento, su fecha y su clave. Para las empresas que operan el SECIIT dentro del Esquema de Certificación de Empresas, existe además un catálogo de activo fijo que identifica cada bien con su orden de compra, descripción, marca, modelo o número de serie y fracción arancelaria.

Ahora observe qué descarga un activo fijo. En el proceso de descargo del SECIIT, el sistema realiza el descargo del activo fijo importado temporalmente en el momento de su retorno, transferencia, cambio de régimen o donación. Esa es una lista de eventos de salida. El sistema estándar carece por completo de un proceso de descargo de activo fijo. Cada evento de esa lista ocurre únicamente cuando alguien lo decide. Sin consumo que registrar, sin un saldo que se reduzca y sin un reporte mínimo de saldos de activo fijo, nada pone la prensa frente a alguien cada trimestre.

En nuestro trabajo con operaciones IMMEX a lo largo del corredor, el patrón se repite: el lado de materiales del control de inventarios se concilia cada mes porque el ciclo de producción lo exige, y el lado de activo fijo se concilia cuando una persona concreta hace una pregunta concreta, por lo general porque una auditoría o un evento corporativo la llevó a hacerla.

Dónde empieza a correr el plazo

Si el plazo nace de un evento, la disciplina consiste en saber qué eventos lo originan. Hay cuatro que conviene vigilar, y solo uno de ellos parece un asunto aduanero.

El primero es el reporte anual. Conforme al artículo 25 del Decreto IMMEX, el titular del Programa debe presentar a la Secretaría de Economía, por medios electrónicos, un reporte anual del total de ventas y exportaciones correspondiente al ejercicio fiscal anterior, a más tardar el último día hábil de mayo. Si lo omite, se suspende el beneficio de importar temporalmente hasta que subsane la omisión. Si al último día hábil de agosto sigue sin presentarlo, el Programa se cancela en definitiva a partir del 1 de septiembre de ese año. La Secretaría publica los Programas suspendidos en junio y los cancelados en septiembre. Es la única fecha fija en todo el mapa, y es de carácter administrativo.

El segundo es la cancelación voluntaria. Las empresas pueden solicitar a la Secretaría que cancele el Programa o que suspenda temporalmente el beneficio de importar al amparo de este. Una consolidación, el cierre de una planta, una reestructura que traslada la manufactura a otra empresa del mismo grupo: estas decisiones se toman como asuntos corporativos y se ejecutan como eventos aduaneros.

El tercero es la cancelación por incumplimiento. El artículo 27 enumera las causales, entre ellas incumplir cualquier obligación prevista en el Decreto, carecer de la documentación que ampare las operaciones de comercio exterior, que el titular no sea localizado en su domicilio fiscal o en los domicilios registrados en el Programa y, de forma señalada, que las mercancías importadas temporalmente no se encuentren en los domicilios registrados ante el SAT. El procedimiento tiene sus propios plazos: la Secretaría lo inicia dentro de los diez días hábiles siguientes a que tenga conocimiento de la causal, notifica al titular, ordena la suspensión del beneficio de importar y transferir mientras se resuelve, otorga al titular diez días hábiles para ofrecer pruebas y alegatos, y emite su resolución en un plazo de tres meses.

El cuarto es el más silencioso: cambios corporativos de rutina que incumplen un requisito del Programa. El artículo 24 exige registrar el cambio de los domicilios donde opera el Programa por lo menos tres días hábiles antes de trasladar las mercancías al nuevo domicilio, y notificar a la Secretaría los cambios de socios, accionistas o representante legal. Una reubicación de planta que planea operaciones y una transmisión de acciones que cierra el área legal tocan el Programa, y ninguna de las dos llega al área de cumplimiento de comercio exterior identificada como un asunto aduanero.

Cuando ocurre el evento, la cifra es sesenta. El artículo 28 del Decreto IMMEX otorga a la empresa sesenta días naturales, contados a partir de la fecha en que se notifica la cancelación, para cambiar las mercancías importadas temporalmente al régimen de importación definitiva o retornarlas al extranjero. El SAT puede autorizar, por única ocasión, una prórroga de hasta ciento ochenta días naturales, sujeta a las condiciones que establezcan las RGCE.

Sesenta días naturales son una ventana holgada para un expediente al día. Para un expediente rezagado, son una ventana muy estrecha. Piense en lo que implica el ejercicio para una base instalada de activos: identificar cada pedimento abierto, vincular cada máquina físicamente presente con el pedimento que la ingresó, confirmar la marca, el modelo o el número de serie contra lo declarado, decidir activo por activo entre retornarlo al extranjero o cambiarlo a importación definitiva y, por último, ejecutar la opción elegida. Una operación que tiene que reconstruir los tres primeros pasos antes de poder empezar el cuarto ya consumió la mitad de su plazo en arqueología documental.

Hemos visto a una planta perder su Programa por el reporte anual, enterarse por una publicación en el DOF y abrir la ventana de sesenta días con alrededor de cuarenta máquinas en piso y una relación de activos que se había llevado con criterios de depreciación, sin la información aduanera de cada bien. Todas las máquinas estaban ahí de manera legítima. Demostrar con qué pedimento había entrado cada una consumió la mayor parte del tiempo que la empresa tenía para decidir.

El control que previene todo lo anterior

Aquí basta un solo control, y es poco vistoso: mantener un registro de activo fijo que concilie con las dos lecturas de la máquina.

Cuatro campos por activo resuelven la mayor parte del trabajo, y cada uno ya existe en algún lugar de la operación: el número de pedimento y su fecha, la clave de pedimento con la que se tramitó, la marca, el modelo o el número de serie tal como se declararon, y el domicilio registrado donde la máquina se encuentra físicamente hoy. Concilie ese registro contra el auxiliar contable de activo fijo y contra los domicilios registrados vigentes en el Programa una vez al año. Asígnelo a un responsable con nombre. Un registro sin responsable termina siendo una hoja de cálculo más.

Después, ponga una fecha en el calendario de la persona responsable de ese registro: el último día hábil de mayo. El motivo es que el reporte anual, aunque sea un trámite administrativo, es el único evento programado que puede poner fin a la vigencia de la que dependen sus máquinas.

Hoy, la prensa del Bajío está en cumplimiento. Se convierte en un problema de cumplimiento durante los sesenta días posteriores a un evento que nadie en el piso de la planta verá venir, y lo único que determina cómo transcurren esos sesenta días es si alguien mantuvo la lista al día.

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¿Cuándo fue la última vez que conciliaron su registro de activo fijo contra el módulo de activo fijo de su Anexo 24, con la misma disciplina con la que lo concilian contra el calendario de depreciación?

TRADE. UNDER CONTROL.